Pünktlich zum Jahresbeginn stehen viele Unternehmer wieder vor der Frage: Welche Unterlagen können eigentlich dem Reißwolf übergeben und unwiderruflich gelöscht werden? Grundsätzlich
gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für
Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren.
Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen 6 Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.
Konkret: Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2017 weg
Ab 1. Januar 2017 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und
Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2010 oder zuvor erstellt wurden.
Aus dem Jahr 2006 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie
Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.
"Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden
ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt", macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros aufmerksam, und verdeutlicht anhand eines
Beispiels: "Wenn 2006 die letzte Buchung für 2004 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2017 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2004 vernichtet werden."