Endlich wieder Ordnung auf dem Schreibtisch: Wer dieses Ziel nicht nur vorübergehend, sondern langfristig erreichen möchte, muss mit System vorgehen. Methoden für einen ordentlich eingerichteten Arbeitsplatz gibt es viele. Sie zu kennen, reicht nicht aus. Auch die richtigen Materialien sind für ihre Umsetzung unverzichtbar. Und es kommt noch auf einen anderen Aspekt an. Hier haben wir einige Tipps zusammengestellt.
Die besten Systeme für einen organisierten Arbeitsplatz
Die wichtigste Grundregel lautet, alles, was einmal in die Hand genommen wird, sofort und so weit wie möglich zu bearbeiten. Wie weit die Bearbeitung möglich ist, hängt auch von der Priorität der
Aufgabe ab. Ein gern genutztes System, das hilft, Aufgaben nach ihrer Priorität zu ordnen, ist die sogenannte Eisenhower-Matrix.
An jedem Büroarbeitsplatz sollte es mindestens folgende Ablagemöglichkeiten für Dokumente und Briefe geben:
- Posteingang
- Postausgang
- in Bearbeitung[
- Wiedervorlage
- Erledigtes/Archiv
Die Wiedervorlage dient als Erinnerungsstütze für offene Aufgaben, die an andere weitergereicht wurden oder bei denen eine Antwort aussteht. Je nach Umfang dieser Aufgaben kann die Wiedervorlage als Mappe, Karteisystem oder Aktenständer konzipiert sein. Alle Dokumente und Aufgaben die erledigt sind, sollten in Ordnern sortiert abgelegt werden.
Doch was ist mit den zahlreichen Aufgaben und Anfragen, die nicht schriftlich, sondern telefonisch oder persönlich gestellt werden? Neben elektronischen To-do-Listen sind farbige Klebezettel die effektivste Methode. Jede Aufgabe wird auf einem Zettel vermerkt, dessen Farbe der Priorität der Aufgabe entspricht. Die Zettel können sichtbar direkt auf dem Schreibtisch oder unsichtbar in einer Mappe untergebracht werden. Genügt der Platz auf dem Klebezettel nicht, hilft ein dort platzierter Verweis auf eine Akte oder eine Computerdatei. Das notwendige Material für die perfekte Organisation am Arbeitsplatz bieten Onlineshops wie Engelbert-Strauss.de.
Was am Büroarbeitsplatz nicht fehlen darf
An keinem Arbeitsplatz fehlen dürfen Tacker und Locher. Ebenso wichtig sind Verbrauchsmaterialien wie Büroklammern, Stifte, Marker und Versandmaterialien. Unerlässlich sind auch Etiketten, ein Aktenvernichter und ein Drucker.
Wer oft kreativ arbeitet und/oder an Präsentationen teilnimmt, sollte an seinem Arbeitsplatz über ein Whiteboard oder ein Flipchart verfügen. Farbiges Papier, leicht entfernbare Marker und Magnete ermöglichen vielfältige Arten der Präsentation. Je höher der Organisationsaufwand am Arbeitsplatz, desto eher lohnt sich der Einsatz von Formularbüchern. Sie helfen zum Beispiel Gespräche zu dokumentieren, Lieferscheine auszustellen oder Arbeitsnachweise zu erbringen.
Neben den richtigen Büromaterialien ist die konsequente Einhaltung der Abläufe entscheidend für einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Nur wer sich strikt an sein System hält, braucht nicht mehr ständig seinen Schreibtisch aufzuräumen -- im besten Fall nie mehr.